Para ser una Supersecretaria...

- Sé siempre sincera pero sin ofender. El deseo de servir y no el de herir debe ser faro orientador de tu sinceridad.

 

- Esfuérzate en despertar en ti y en todos los que te rodean el sentido ético latente en todo ser humano.

 

- Crea un ambiente de cordialidad en la oficina siendo cortés, comprensiva y cooperadora.

 

 -Regocíjate, si eres responsable, reedúcate para perfeccionar tus conocimientos. La responsabilidad es uno de los pilares donde descansa el éxito.

 

- Entusiásmate. Tu entusiasmo aumentará tu eficiencia y te permitirá cosechar grandes satisfacciones.

 

- Sé discreta y utiliza el tacto con tu jefe, con tus compañeros de trabajo y con el público.

 

- Ama tu trabajo: amando tu trabajo amas al prójimo y también a Dios.

 

- Respétate a ti misma y respeta a los demás, pero recuerda que tienes derecho a exigir que te respeten.

LOS PRINCIPALES DEBERES DE UNA SECRETARIA

 

Los principales deberes de una secretaria se han especificado en la siguiente forma:

 

A. TAQUIMECANOGRAFIA Y REDACCION1.-  Tomar dictado y transcribirlo. (en muchos centros de trabajo todavía se usa que los jefes dicten).
2.-  Redactar por iniciativa propia cartas,  memorándums, etc.
3.-  Copiar manuscritos o impresos.
4.-  Leer y clasificar la correspondencia.
5.-  Llevar por escrito un registro de las citas concertadas en la oficina que representa.
6.-  Copiar notas escritas a mano por su jefe.
7.-  Ayudar en la preparación de reportes o informes escritos.
8.-  Preparar itinerarios de viajes.
9.-  Tomar nota en las juntas o reuniones de trabajo.
10.- Tomar dictado directo a máquina o a la computadora.

 

Con los avances tecnológicos hemos avanzado también en el campo secretarial.
La informática nos brinda grandes oportunidades que facilitan día a día nuestro trabajo.

 

11.- Uso del Internet.
 12.- Manejo de la Agenda electrónica para programar compromisos personales, laborales y sociales, del Jefe.
Control de citas, mensajes recibidos, programación de reuniones, etc.
Sugerencia. Uso del "outlook" para la agenda eléctronica y para registrar contactos y formar tu directorio.
 "Notes" de "outlook" para una extención de tu memoria.

13.- Recibir, escribir y enviar correos eléctronicos.

 

B. SERVICIOS TELEFONICOS
1.-  Contestar los teléfonos, pasar comunicaciones y anotar recados.
2.-  Comunicar telefónicamente.
3.-  Dar  por teléfono recados rutinarios o especiales.
4.-  Hacer reservaciones de hoteles o transportes.
5.-  Concertar las citas de su jefe inmediato.
6.-  Enviar y recibir Fax.

 

C. ARCHIVO Y CONTROL1.-  Manejar el archivo (general y personal, físico y electrónico).
2.-  Marcar los papeles importantes y conservar un archivo especial.
3.-  Manejar y mantener al día agendas, directorios, tarjeteros, etc.

 

D.  OTROS DEBERES1.-  Atender al público o visitantes.
2.-  Actuar como gerente de relaciones públicas.
3.-  Llevar una agenda de recordatorios especiales.
4.-  Mantener en la debida reserva toda información confidencia.
5.   Hacer cotizaciones.
6.- Asistir a cursos de capacitación o perfeccionamiento.

 

E. VARIOS1.-  Proveerse de los materiales necesarios para la oficina.
2.-  Manejar calculadoras, sumadoras, fax, copiadoras, computadoras, máquinas de  escribir.
3.-  Actuar como intermediaria entre su jefe y el personal.
4.-  Supervisar a los otros empleados.
5.-  Servir café, té o agua a los visitantes, aunque algunas secretarias están reacias a servir café, siempre para el visitante le será agradable recibir una atención del elemento femenino de la empresa u oficina. Si en su oficina existe el Auxiliar de Departamento, que bien... Sino, que no les de pena servir el café, recuerden que lo "cortés no quita lo valiente".

CUALIDADES PERSONALES  DE UNA SECRETARIA MODERNA

Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más óptima y además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un equipo.  Dentro de las cualidades personales más importantes que una secretaria debe poseer son las siguientes: 

Discreción:  Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene acceso a material considerado reservado, deberá tener los documentos alejados de miradas indiscretas, además de mantener la prudencia respecto a la información que conoce.  

Adaptabilidad: Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo. Esto significa que debe tener disposición favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo.

Iniciativa y capacidad de trabajo: se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda persona para emprender una acción, sin la necesidad de que otras se lo indiquen. Una secretaria con iniciativa debe anticiparse a las necesidades de su jefe con precaución y criterio.

Puntualidad:  Es una manifestación de seriedad y formalidad. Toda secretaria debe ser puntal en el cumplimiento de su horario de trabajo como en el desarrollo de las labores encomendadas.

Responsabilidad: Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de manera óptima sin necesidad de supervisión.

Limpieza y orden:  Una secretaria siempre debe ser ordenada, tener su oficina, archivos, armarios y estanterías en orden y limpios.

Paciencia: La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso cuando las cosas no marchen como lo espera.

Cooperación: El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo, por lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los demás compañeros de trabajo.

Buen criterio: Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar información sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la acción que sea más apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa. 

Buena voluntad:Toda organización requiere en algunas oportunidades de un esfuerzo adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debe tener la voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo requieran y calidad. 

Dedicación: Durante el tiempo que la secretaria permanezca en la oficina debe mostrar dedicación en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no se relacionen con sus quehaceres habituales.

Pulcritud: Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse con esmero y su presentación debe ser impecable.

Previsión: Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran suscitarse en la organización.

Sinceridad: La relación jefe – secretaria tiene que sustentarse en la confianza. Por lo tanto la secretaria debe transmitir información correcta y verdadera a su jefe cuando este la solicite.

Buena educación: Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe, compañeros de trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas.  

Secretaria Ejecutiva

Describamos a una secretaria:

• Pelo recogido
• Lentes de fondo de botella
• Suéter con botones en medio
• Pegada al teléfono
• Voz chillona

¡Pido una disculpa! Creo que me equivoqué de época, me remonté al año 1975 en donde el estereotipo de las secretarias se llevaba a los foros de televisión a través de una famosa serie de televisión llamada Mi Secretaria.
Esta serie era una especie de comedia con toques de melodrama dónde todos los días el jefe gritaba al por menor a sus secretarias quienes al final terminaban resolviéndole la vida. Creo que esto último es lo único que no ha cambiado.
El concepto de secretaria ha evolucionado mucho en los últimos años. Para empezar es común que en las empresas ya no exista el puesto como tal, lo nuevo es tener una “asistente”. Realmente la función es la misma aunque esta nueva designación parece ser muy acertada.
En términos estrictos la definición de asistente se refiere a:
Persona titulada, cuya profesión es allanar o prevenir dificultades de orden social o personal en casos particulares o a grupos de individuos, por medio de consejo, gestiones, informes, ayuda financiera, sanitaria, moral, etc.

La realidad es que hoy en día las secretarias o asistentes suelen ser personas perfectamente preparadas, capaces de resolver asuntos de manera independiente haciéndoles con esto el trabajo más fácil a sus jefes.
Difícil sería en estos tiempos, encontrar en el cajón de una asistente ejecutiva, una torta de jamón o unos cacahuates japoneses y mucho menos encontrar aquella que mientras te atiende se pinta las uñas de rojo o habla por teléfono con su comadre acerca de la nueva receta de pasta con champiñones.
La imagen de una secretaria está hoy en día muy alejada de aquella parodia del programa Mi Secretaria y para que esta imagen sea aún mejor, aquí viene el aprendizaje:
Secretaria Ejecutiva

• Evita usar sandalias con medias
• Las botas largas no deben usarse con falda en la oficina
• Procura evitar los escotes
• En la oficina no deben llevarse minifaldas
• Evita las transparencias en la ropa
• No se recomiendan las medias de red
• Procura un maquillaje discreto
• Siempre debes conservar un buen peinado
• El perfume debe ser ligero por respeto a compartir un espacio con los demás
• Hay que cuidar no quitarse los zapatos por debajo del escritorio
• No debes de maquillarte en tu espacio de trabajo, para eso está el tocador
• Evita comer en tu espacio de trabajo
• No es correcto utilizar el teléfono de la oficina para llamadas personales
• El correo electrónico del trabajo debe tener un uso puramente profesional
• La puntualidad es un símbolo de responsabilidad y educación

PERFIL DE LA SECRETARIA

Autoestima positiva.       

Capacidad de adaptación a los cambios.        

Habilidades comunicativas y escucha activa    

Capacidad de crear, innovar e implementar        

Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades        

Disposición para trabajar en equipo       

Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria     

Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas        

Espíritu de superación        

Flexibilidad        

Sentido de humor