LOS PRINCIPALES DEBERES DE UNA SECRETARIA

 

Los principales deberes de una secretaria se han especificado en la siguiente forma:

 

A. TAQUIMECANOGRAFIA Y REDACCION1.-  Tomar dictado y transcribirlo. (en muchos centros de trabajo todavía se usa que los jefes dicten).
2.-  Redactar por iniciativa propia cartas,  memorándums, etc.
3.-  Copiar manuscritos o impresos.
4.-  Leer y clasificar la correspondencia.
5.-  Llevar por escrito un registro de las citas concertadas en la oficina que representa.
6.-  Copiar notas escritas a mano por su jefe.
7.-  Ayudar en la preparación de reportes o informes escritos.
8.-  Preparar itinerarios de viajes.
9.-  Tomar nota en las juntas o reuniones de trabajo.
10.- Tomar dictado directo a máquina o a la computadora.

 

Con los avances tecnológicos hemos avanzado también en el campo secretarial.
La informática nos brinda grandes oportunidades que facilitan día a día nuestro trabajo.

 

11.- Uso del Internet.
 12.- Manejo de la Agenda electrónica para programar compromisos personales, laborales y sociales, del Jefe.
Control de citas, mensajes recibidos, programación de reuniones, etc.
Sugerencia. Uso del "outlook" para la agenda eléctronica y para registrar contactos y formar tu directorio.
 "Notes" de "outlook" para una extención de tu memoria.

13.- Recibir, escribir y enviar correos eléctronicos.

 

B. SERVICIOS TELEFONICOS
1.-  Contestar los teléfonos, pasar comunicaciones y anotar recados.
2.-  Comunicar telefónicamente.
3.-  Dar  por teléfono recados rutinarios o especiales.
4.-  Hacer reservaciones de hoteles o transportes.
5.-  Concertar las citas de su jefe inmediato.
6.-  Enviar y recibir Fax.

 

C. ARCHIVO Y CONTROL1.-  Manejar el archivo (general y personal, físico y electrónico).
2.-  Marcar los papeles importantes y conservar un archivo especial.
3.-  Manejar y mantener al día agendas, directorios, tarjeteros, etc.

 

D.  OTROS DEBERES1.-  Atender al público o visitantes.
2.-  Actuar como gerente de relaciones públicas.
3.-  Llevar una agenda de recordatorios especiales.
4.-  Mantener en la debida reserva toda información confidencia.
5.   Hacer cotizaciones.
6.- Asistir a cursos de capacitación o perfeccionamiento.

 

E. VARIOS1.-  Proveerse de los materiales necesarios para la oficina.
2.-  Manejar calculadoras, sumadoras, fax, copiadoras, computadoras, máquinas de  escribir.
3.-  Actuar como intermediaria entre su jefe y el personal.
4.-  Supervisar a los otros empleados.
5.-  Servir café, té o agua a los visitantes, aunque algunas secretarias están reacias a servir café, siempre para el visitante le será agradable recibir una atención del elemento femenino de la empresa u oficina. Si en su oficina existe el Auxiliar de Departamento, que bien... Sino, que no les de pena servir el café, recuerden que lo "cortés no quita lo valiente".